La acumulación de papel ocupa espacio y esto tiene un coste, y siempre nos surge la misma duda ¿durante cuánto tiempo debo conservar los documentos que justifican mis operaciones y transacciones económicas, es decir mis facturas?.
El plazo general de conservación según lo establecido en el “Código de Comercio” es de 6 años, contados a partir del último asiento realizado en los libros, por lo tanto, lo mas prudente es conservar dichos documentos durante al menos 6 años desde el cierre del ejercicio al que correspondan. Es habitual confundir este plazo con los 4 años que establece la “Ley 58/2003, de 17 de Diciembre, General Tributaria” para la prescripción de hechos tributarios, a contar desde la finalización del plazo de presentación de las declaraciones tributarias para que hacienda determine la deuda tributaria correspondiente mediante la oportuna liquidación y/o exija el pago de la misma.
Teniendo en cuenta lo anterior, existen excepciones que pueden motivar el aumento de este plazo de 6 años, como lo son:
- Una interrupción por presentación de declaraciones complementarias.
- Una inspección con liquidación provisional.
- En el caso de haber obtenido pérdidas en ejercicios pasados, y haberlas compensado en ejercicios posteriores, que implica que se deben guardar los documentos que justifiquen estas pérdidas.
Otra cuestión que destacar en este sentido son las facturas de compra de inmovilizados. Como
sabes los inmovilizados (también denominados bienes de inversión) salvo alguna
excepción, son objeto de amortización. Esta amortización (imputación temporal
como gasto del valor de compra) se lleva a cabo en varios ejercicios según lo
determinado en las tablas oficiales de amortización para cada tipo de inmovilizado.
Por esta razón las facturas de compra de
inmovilizados que se amorticen las tenemos
que guardar hasta pasados seis años desde su última amortización (es decir
hay que guardarlas los años que dure la amortización más 6 años). Recomendamos,
por tanto, la custodia de las facturas de estos inmovilizados de forma separada.
En definitiva, guarde todos los documentos, tanto físicos como electrónicos, durante al menos 6 ejercicios, teniendo en cuenta las excepciones detalladas.
FACTURAS ELECTRÓNICAS
En novaK apostamos por la digitalización en todas sus vertientes, y por supuesto en el ámbito de la gestión documental. El archivo documental en formato digital nos permite una mayor agilidad y diligencia en la gestión documental de cualquier proceso, a lo que se suma el coste económico y el coste medioambiental que supone la gestión en papel.
En este sentido y por suerte, la factura electrónica se va abriendo camino en el mundo empresarial.
La factura electrónica tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, pero debe cumplir ciertos requisitos para serlo. Entre otras cosas, su expedición está condicionada al consentimiento de su destinatario. Los requisitos de las facturas en general y de las facturas electrónicas en particular vienen recogidos en el “Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre” (MAS INFORMACIÓN PINCHANDO AQUÍ).
A los efectos que nos ocupan, las facturas electrónicas deben de ser custodiadas durante los mismos periodos que las facturas en papel, 6 años en general. Y no; no es lo mismo una factura electrónica que una factura en papel “escaneada”, la factura original será la que hemos recibido de nuestro proveedor en el formato que fuera (papel o electrónica), por lo tanto, debemos de guardar facturas en el formato original sea este electrónico o papel. Este hecho nos lleva a la obligación de mantener un doble formato de archivo de facturas, papel y digital.
Esperamos que esta información sea de vuestro interés y como siempre no dudéis en llamarnos ante cualquier duda o aclaración al respecto, estaremos encantados de atenderos.