Hola amig@s, como sabéis, desde mayo de 2019 es obligatorio mantener un registro de jornada de todas las personas trabajadores en las empresas (no solo a las contratadas a tiempo parcial como hasta entonces). Como sois muchos los que nos preguntáis sobre herramientas, sistemas o aplicaciones que ayuden a llevar este registro con arreglo a lo que establece la legislación, en el presente post os resumimos diferentes herramientas y aplicaciones que os pueden ayudar en esta gestión y las diferentes formulas admitidas para cumplir con esta gestión obligatoria.
PRIMERO RECORDEMOS LO QUE ESTABLECE LA LEGISLACIÓN
Desde el 12 de mayo de 2019, con la entrada en vigor del Decreto-Ley, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, es obligatorio registrar la jornada laboral (fichar) en todas las empresas y todos/as los/as trabajadores/as. De esta manera se quiere controlar los tiempos de trabajo y el absentismo laboral, también las horas extras o complementarias. La ley establece lo siguiente:
Art. 10. Dos: La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.
Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.
La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
FORMAS ADMITIDAS:
Aunque las formas admitidas pueden ser muchas y diversas mientras cumplan lo requerido por la ley, existen dos formas principales de gestionar el registro de jornada:
- Manual en papel. Por ejemplo con plantillas impresas diseñadas con Excel o similares donde se recoja diariamente la hora de entrada y salida del trabajador/a, las horas extraordinarias o complementarias y el cómputo total de horas trabajadas mensualmente, certificando diariamente mediante firma manuscrita del trabajador/a.
- Con aplicaciones, softwares o puntos de acceso específicos para el registro de la jornada. Hay una variedad extensa de estas aplicaciones, con diferentes características y servicios: desde las que solamente registran las horas trabajadas, hasta las que te ofrecen modificaciones en el calendario, pedir permisos, registros de partes de trabajo o un chat con el administrador para dar avisos.
En relación a esta segunda forma (aplicaciones), a continuación os presentamos algunas herramientas, aplicaciones y/o proveedores de servicios que ofrecen servicios de registro de jornada. Hemos clasificado estos según su tipología de producto para que os resulte más fácil analizar si se ajusta o no a la operativa de vuestra empresa.
Las hemos dividido en en dos grupos:
- Control horario vía aplicación de móvil, tablet y/u ordenador.
- Control horario y de presencia con puntos de acceso vía PIN, RFDI, huella dactilar o reconocimiento facial.
Control horario vía APP de móvil, tablet y/u ordenador.
Lo común de este tipo de aplicaciones es que exista un administrador, que sería la persona encargada de chequear las jornadas (y demás opciones que ofrece la aplicación), y las personas usuarias, que serían los/as trabajadores/as.
Aplicaciones que se deberán instalar en los dispositivos de cada trabajador/a, donde cada uno/a podrá fichar las entradas, los descansos y salidas (entre otras cosas) desde cualquier punto. Este tipo de aplicación es recomendada para empresas que tienen personal desplazado o trabajan fuera de la oficina.
Algunas de las apps ofrecen también controlar el tiempo que se le dedica a un proyecto o un/a cliente/a en concreto.
Estas mismas aplicaciones ofrecen también un punto de acceso compartido, es decir, todas los/as trabajadores/as deberán fichar en un dispositivo que la empresa ponga a disposiciones de ellos/as. Por ejemplo, poner una tablet en la entrada de la oficina o en algún lugar común para que todos/as tenga acceso a ella. Cada persona tendrá un PIN, o similar, para poder entrar en dicha aplicación y fichar las entradas, descansos y salidas, sin necesidad de que cada persona tenga que instalar la aplicación en su móvil o dispositivos similares.
Algunas de estas aplicaciones son:
- Sesame
- Beebole
- Intratime
- Timenet
- Control Laboral
- Bixpe
- Cronner
- Iniziascheck
- Syon
- Sage: Woffu
- Itcons (la función principal de Itcons es la gestión de partes de trabajo)
- TimeLaboris
Normalmente los precios varían en función del número de usuarios. Incluso algunas son gratuitas.
Control horario y de presencia con puntos de acceso vía PIN, RFDI, huella dactilar o reconocimiento facial
Este tipo de control horario dispone de una tecnología más avanzada, con la que el/la trabajador/a ficha mediante un código pin personal, huella digital, RFDI (acercamiento de tarjeta) o reconocimiento facial. Estos dispositivos estarán a la entrada del centro de trabajo o en lugares comunes para garantizar el acceso de todas las personas. Este tipo de control es recomendable para entornos industriales o con muchos usuarios. El precio de estos dispositivos es mayor que las aplicaciones con fichaje mediante móvil, tablet y/u ordenador.
A continuación os presentamos algunas de los proveedores especializados en este tipo de soluciones:
Esperamos que esta información os ayude a la hora de escoger el sistema de control horario a implantar en vuestra empresa.
NOTA IMPORTANTE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES: Hay que tener muy presente que en la utilización de este tipo de herramientas debemos asegurar, en todo caso, el cumplimiento de lo establecido en las diferentes normativas de afección en cuanto a protección de datos de carácter personal (LOPD, LOPDGDD, RGPD, …), dado que con su utilización se tratan datos que en muchas ocasiones pueden ser de carácter “sensible” y personal (geolocalización, biométricos, etc.). Por lo que deberemos asegurar el cumplimiento de nuestro deber de información y consentimiento en su uso.
