En estos días marcados por el proceso de desescalada y la reapertura de algunos comercios, establecimientos hosteleros y otros servicios, la cita previa se ha convertido en uno de los factores clave para la organización de los negocios y la atención a sus clientes. Tal y como anunciamos en nuestra guía “#AHORAMÁSQUENUNCA- PLAN DE DESESCALADA”, desde el 4 de mayo se están levantando varias restricciones que se impusieron con el Estado de Alarma decretado el pasado 14 de marzo de 2020, una de ellas ha sido la ya anunciada reapertura de los negocios, aunque con ciertas limitaciones en el ámbito de aforo y horarios. Es por este motivo por lo que ahora más que nunca, una buena gestión de reservas y citas previas puede ser determinante para los resultados económicos de vuestras actividades.
Desde novaK creemos conveniente escribir este post para anunciaros varias alternativas a las llamadas telefónicas para gestionar las reservas y citas previas que recibáis, una vez más queremos hacer hincapié en que, así como el teletrabajo fue para algunas empresas la cura contra el confinamiento, la innovación será la vacuna contra la crisis.
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El mercado de aplicaciones y plataformas para la gestión de citas previas y reservas es extremadamente amplio y dispone de varias aplicaciones que, además de cubrir dicha necesidad suman otros servicios que les hace tener un valor añadido adicional. En consecuencia, de esto último, algunas, pese a que ofertan un periodo de prueba gratuito, son de pago; por este motivo, antes de analizar este tipo de aplicaciones os expondremos algunas opciones completamente gratuitas mediante las cuales podéis gestionar la organización de vuestras citas previas y reservas:
ESLOTY
ESLOTY es una plataforma digital alavesa de reciente creación que funciona como un buscador (por provincias) de comercios, establecimientos hosteleros y servicios profesionales, ofreciendo a los usuarios la posibilidad de pedir cita previa y contactar con ellos. Asimismo, el portal incorpora también una función de comentarios donde los clientes pueden verter su opinión y valorar los negocios a los que acuden.
De manera general, se puede describir ESLOTY como un Trip Advisor multifuncional para toda la hostelería, comercio y servicios, que ofrece una herramienta de gestión de citas y reservas.
GOOGLE FORMS
Si preferís un máximo grado de personalización en vuestra gestión de citas y reservas, Google Forms es la herramienta más adecuada para ello. Esta extensión de Google permite que seáis vosotros mismos los que diseñéis el formulario de cita previa que enviaréis a vuestros clientes o lo publicaréis en vuestras redes sociales, páginas webs (etc.).
Las respuestas recopiladas son automáticamente analizadas y representadas mediante atractivos gráficos por la propia plataforma, de manera que el usuario puede obtener una visión general de todas las respuestas y una visión desagregada de cada una de ellas. Asimismo, éstas se también se autoregistran en una hoja Excel que puede descargarse para su revisión en cualquier momento.
No debéis olvidar que podéis configurar la herramienta para que recibáis notificaciones (mediante correo electrónico) cada vez que se registre una nueva cita/reserva.
WHATSAPP BUSINESS
Aunque no sea una herramienta específica para la gestión de citas previas y reservas, WHATSAPP BUSINESS no debe faltar en vuestros Smartphones. Esta variante de la aplicación de mensajería instantánea por excelencia, incorpora diversas funcionalidades añadidas a su versión común: el envío de respuestas automáticas (donde podréis anunciar vuestros horarios de atención al público), la integración de líneas de teléfono fijo en la misma cuenta (para poder derivar las llamadas al teléfono del local de negocio), vincular la página web del negocio, así como otros datos, al propio perfil de WHATSAPP BUSINESS, publicar catálogos, (etc).
APPOINTFIX y otras plataformas similares
Si optáis por una aplicación que sirva como agenda para tener organizadas las citas, reuniones y reservas que recopiléis por teléfono u otros medios, APPOINTFIX, con una valoración de 4,6 sobre 5 puntos en el mercado de aplicaciones Google Play, es la herramienta que estáis buscando.
Esta aplicación permite ver de un vistazo la hoja de planificación de cada jornada, registrar y analizar mediante gráficos autogenerados los gastos e ingresos diarios y crear una cartera de clientes donde pueda gestionar todos sus datos de contacto, así como enviar automáticamente un SMS de recordatorio a cada uno/a de ellos/as antes de la cita que tengan programada.
Otras aplicaciones gratuitas parecidas a APPOINTFIX serían:
- CHECKFY, la agenda de recordatorios por Whatsapp, SMS o email con confirmación de citas.
- CLIENTES VISITAS 4 (GIMIN STUDIO) que cuenta con un mapa para que ubiquéis vuestras citas en caso de tener más de un local de negocio o atender a domicilio.
- TIMIFY CLASSIC, la opción gratuita de TIMIFY, definido como el software de reservas online y planificación de recursos que se adapta a todos los negocios.
OTRAS PLATAFORMAS Y SOFTWARES DE GESTIÓN DE RESERVAS Y CITAS PREVIAS (DE PAGO)
Tal y como hemos anunciado al principio del post, existen varias herramientas de gestión de citas y reservas que son de pago, aunque algunas también ofrecen períodos de prueba gratuitos o versiones sin coste pero con limitaciones en los servicios que ofrece.
RESERVIO es un ejemplo de este último caso. Esta plataforma es un híbrido entre APPOINTFIX y GOOGLE FORMS: dicha herramienta permite la configuración o personalización del horario de atención del negocio, así como los distintos servicios que se ofrecen, antes de habilitar al público la opción de pedir cita previa o reservar. Una vez configurados dichos aspectos, los clientes pueden proceder a realizar sus reservas y estás, automáticamente, figurarán pendientes de confirmar en el calendario de la aplicación. Tras la confirmación o no, por parte del negocio, se enviará de forma automática una notificación al cliente informando sobre el estado de su reserva.
La versión gratuita de esta plataforma posibilita únicamente 40 reservas mensuales, no obstante, si no son suficientes para las demandas de vuestros negocios, podéis contratar los distintos paquetes que se ofertan con una cuota mensual desde 8 euros (200 reservas mensuales) hasta 30 euros (reservas mensuales ilimitadas).
SIMPLYBOOK.ME y SUPERSAAS son las otras dos alternativas más conocidos del mercado de softwares para la gestión de citas previas y reservas. Las funciones de ambas plataformas son prácticamente las mismas que las de RESERVIO, no obstante, disponen de diferentes tarifas.
Desde novaK esperamos que este post os haya podido ayudar para afrontar la Desescalada provistos de herramientas tecnológicas que nos faciliten la organización de nuestro día a día en el trabajo. Os recordamos que, si tenéis alguna duda al respecto, no dudéis en contactarnos, estamos a vuestra disposición.
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