Seguro que llegadas estas fechas ya habrás planificado qué hacer durante tus vacaciones de verano. Agosto suele ser el mes por excelencia para disfrutarlas. Muchas empresas cierran unos días con el objetivo de «desconectar para volver a conectar» con las pilas cargadas y llenos de energía. En este sentido, de caras a compatibilizar el disfrute de tus vacaciones y mantener la calidad del servicio de tu empresa es importante organizar y coordinar todos aquellos aspectos que permiten dicha compatibilización.
Desde novaK, publicamos este post recomendándote una serie de tips a seguir para que tú puedas disfrutar de tus vacaciones y tu empresa pueda afrontarlas.
¡ES INTERESANTE!
1 – Planifica y coordina los días de vacaciones del personal de tu empresa de modo que todas las áreas de servicio cubiertas por un/a trabajador/a como mínimo capaz de atender o derivar las demandas de los/las clientes correctamente.
Para abordar esta planificación recomendamos establecer un calendario compartido de tal forma que todos/as los/as miembros del equipo estén informados de los días de vacaciones de sus compañeros/as de trabajo. Una de las aplicaciones por excelencia para gestionar dicha planificación es Skello, una herramienta para empresas y organizaciones enfocada a gestionar los horarios y calendarios de su personal.
2 – Informa anticipadamente a tus clientes de los cambios en el horario/calendario de tu empresa durante el periodo de vacaciones.
Para que tu cliente disponga siempre de dicha información, te recomendamos que realices esta comunicación por escrito, mediante correo electrónico y/o post en Redes Sociales. Existen diversas herramientas alternativas al correo electrónico para configurar envíos de comunicaciones utilizando plantillas personalizadas. Mailchimp es una de estas herramientas.
3 – Revisa todos los expedientes/tareas empezadas antes de irte de vacaciones, trata de finalizar aquellas que puedas y/o organízate y coordínate para cumplir con los plazos previstos.
Como bien dice el refrán «no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy». Antes de irte de vacaciones es recomendable que reordenes y reorganices los trabajos y tareas que tienes pendientes de finalizar por orden de prioridad y atendiendo a los plazos de resolución establecidos. Intenta finalizar todas aquellos trabajos que puedas y evita que se te acumulen después de las vacaciones; debes tener en cuenta que durante tus días de vacaciones surgirán nuevos trabajos y si no finalizas los que tienes pendiente la carga de trabajo será mayor.
Si la situación lo requiere, puedes agendar reuniones con tus clientes antes de irte de vacaciones para tratar los temas pendientes y, en su caso, replanificar los plazos. En algunas ocasiones estas reuniones pueden realizarse por videollamada evitando desplazamientos y pérdidas de tiempo. Existen diversas soluciones digitales para realizar videoreuniones tales como: Meet, Teams, Skype y muchas más.
4 – Configurar respuestas automáticas.
Tus clientes deben saber que estás de vacaciones cuando contacten contigo. Te recomendamos que configures las respuestas automáticas de tu correo electrónico, RRSS y aplicaciones de mensajería instantánea comunicando el periodo en que estarás fuera de la oficina/empresa y emplazándoles a que reemitan el correo electrónico a tus compañeros/as.
Una alternativa a esta medida es redireccionar los correos que te envíen a la dirección de correo electrónico de la persona que designes temporalmente como encargada de revisar el correo y atender las demandas de los/las clientes.
A continuación te enlazamos varios tutoriales para que puedas adoptar estas medida en tu empresa:
- Tutorial Microsoft: Enviar respuestas automáticas «fuera de la oficina» en Outlook.
- Tutorial Microsoft: Activar reenvío automático en Outlook.
- Tutorial WhatsApp: Respuestas rápidas/automáticas.
5 – Establece un canal atención al cliente para atender asuntos y demandas de carácter urgente.
Como medida complementaria a la anunciada en el punto anterior, indica a tus clientes el canal donde pueden trasladar demandas urgentes que requieran una atención inmediata y especial. Dicha información puedes incluirla en el correo que envíes antes de empezar tus vacaciones, informando de los cambios de horario y/o calendario de atención al cliente y, sobre todo, en las respuestas automáticas que configures.
A continuación exponemos un modelo de respuesta automática con toda la información que deberías incluir:
Disculpe las molestias, estaré fuera de la oficina hasta el [día]. Si el asunto por el que me escribe es de carácter urgente y requiere de una respuesta anterior a la mencionada fecha, le ruego contacte con mis compañeros/as llamando al [teléfono] o escribiendo a [correo electrónico]. En cualquier otro caso, contestaré su email a mi regreso el [día] a la mayor brevedad. Gracias por su atención y le ruego disculpe las molestias. [Nombre y apellidos del trabajador/a].
El equipo de novaK
¡OS DESEA UN FELIZ VERANO A TODOS/AS!
